Les 4 étapes
pour définir une stratégie immobilière

1. Exprimer son besoin
Pourquoi ?
L’immobilier constitue une ressource essentielle pour l’entreprise. Une stratégie immobilière performante consiste à optimiser les coûts par rapport aux besoins opérationnels et doit s’intégrer dans la stratégie globale de l’entreprise.
La programmation, ou expression des besoins, vise à décrire le site idéal, à partir du duquel on bâtira cette stratégie.

Comment ?
Quantifier les superficies requises par typologie d’espaces, qualifier la typologie des effectifs, les modes de travail, spécifier l’environnement technique souhaité, les contraintes d’exploitation, constitue les objectifs de l’audit organisationnel et fonctionnel.
Cet audit prend en compte les prévisions, puisqu’un bail engage l’entreprise pour une durée minimale de trois ans, six en moyenne.

2. Etablir le bilan de son occupation
Pourquoi ?
Les locaux occupés sont-ils en adéquation avec les besoins de l’entreprise ? Quel est leur coût réel ? Quel est le budget à investir pour améliorer leur qualité et leur efficacité ? Quels sont les axes et seuils de négociation avec le bailleur, baisse du loyer, participation aux travaux, libération anticipée de superficies ? Le bilan de l’occupation répond à ces questions.

Comment ?
Les loyers, charges et taxes comptent pour 60% environ des coûts immobiliers. Les 40% restant intègrent les coûts d’aménagement, d’exploitation, ainsi que les services aux occupants.
L’analyse du bail compare les loyers aux valeurs de marché. Les écarts constatés peuvent être dus à la dégradation du contexte économique, mais aussi à l’indexation. Les baux commerciaux sont en général indexés sur l’Indice Insee du Coût de la Construction, qui a progressé de plus de 45% depuis 2000.
L’audit technique du bâtiment évalue le coût et la faisabilité d’un réaménagement, ainsi que le budget des travaux preneur mentionnés au bail.
Celui-ci comporte souvent, dans ses clauses, des coûts potentiels non négligeables, rénovation, entretien, mise en conformité légale ou encore conditions de remise en état à la libération à sa charge.

3. Etudier d’autres opportunités
Pourquoi ?
Un benchmark entre plusieurs immeubles, dont celui occupé, permet de valider sa stratégie immobilière, de choisir de rester ou partir, et de disposer d’arguments solides en face d’un bailleur.
Même avec un loyer renégocié et/ou des surfaces densifiées, le maintien sur site n’est pas toujours la meilleure solution d’optimisation. Conformes aux règlementations, plus rationnels dans l’organisation des espaces donc moins consommateurs de mètres carrés, de plus grande qualité technique, les immeubles neufs ou restructurés offrent souvent un meilleur environnement de travail à un coût inférieur.

Comment ?
L’expression des besoins constitue le cahier des charges pour rechercher des immeubles auprès de commercialisateurs, promoteurs, SEM, grands utilisateurs.
Pour les immeubles sélectionnés, on réalise un audit capacitaire, technique et environnemental afin d’évaluer la faisabilité et le coût du projet, ainsi qu’un audit économique. Celui-ci intègre l’ensemble des coûts ramenés à un coût global d’occupation au poste de travail.

4. Négocier
Quand ?
Même en cours de bail, que l’on se trouve ou non dans le champ d’un dispositif législatif, on peut aujourd’hui engager des démarches auprès de son bailleur. Pour garder leurs locataires ou en conquérir de nouveaux, de nombreux propriétaires sont disposés à des concessions, jusqu’à prendre en charge une partie des frais de déménagement et de rupture anticipée de bail.

Comment ?
Les termes et leviers de la négociation, baisse de loyer et/ou libération par anticipation de superficies superflues, travaux de rénovation à charge, conditions de reconduction du bail pour une nouvelle échéance, franchise, contrôle des charges, varient selon les objectifs de chaque partie.
La stratégie à adopter face au bailleur actuel ou potentiel dépend aussi de son profil, investisseur, personne physique, institutionnel, et de la logique dans laquelle il se trouve, conservation, cession ou sécurisation.
Enfin, un bail est un contrat de prestation de long terme pour lequel les parties peuvent ne pas trouver d’accord. Il est donc essentiel d’avancer sur deux ou trois scénarios parallèles et de s’appuyer sur un benchmark précis indiquant les conditions finales et le loyer économique réel obtenu.